标 题：

关于加强市属国有企业档案工作的建议

　　2023年10月1日，《企业档案管理规定》（国家档案局第21号令）正式施行，为做好新形势下企业档案工作提供了根本遵循。近年来我市市属国有企业组织机构调整变化较大，部分国有企业经历了拆分、重组、合并诸多过程，新成立的国有企业也不在少数，为全面掌握我市国企档案工作现状，我们采取问卷调查、实地察看、业务交流等方式对23家市属一级国企的档案工作情况进行了调研。调研发现，我市国企档案工作存在档案管理体制机制不健全、档案业务工作开展不规范、档案实体信息安全存隐患等问题。

　　（一）档案管理体制机制不健全。一是档案管理网络还未完全建立。40%的国企尚未建立起以单位档案部门为中心的工作网络体系，未落实各业务部门档案工作责任，专职档案工作人员数量少且档案专业知识储备不足。二是档案管理内控措施还不完善。70%的市属一级国企未定期对各业务部门及下属单位的档案工作进行监督检查，未开展本单位内部的档案业务交流培训。 　　（二）档案业务工作开展不规范。 　　1.档案收集归档不齐全。80%的国企都未能将各门类、载体文件材料收集齐全完整。 　　2.档案整理工作还不到位。70%的国企存在档案分类方案粗糙、保管期限划分不准确、组卷组件不合理等问题。 　　3.档案信息化水平还较低。超过一半的国企未使用符合系统功能要求的电子档案管理系统，传统载体档案数字化工作不规范，目录数据库建设质量不佳。 　　（三）档案安全存有隐患。 　　1.档案实体安全管理还不到位。多家国企未将各门类载体档案集中统一存放在专业库房中，未能实现办公用房、阅览用房和档案库房“三分开”，安防、消防等设施设备配备不到位。 　　2.信息安全管理还有疏漏。三分之二的国企对于档案服务外包的监管存在缺失，未定期开展档案信息安全保密检查工作。 　　

　　（一）提高认识，建立健全档案工作体制机制。 　　1.要强化对档案工作的组织领导。学习贯彻《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施条例》，认真落实单位主要负责人档案工作第一责任人职责，加强党对档案工作的领导。 　　2.要加强档案管理机构和人才队伍建设。配备与企业规模相适应的、具备专业知识的档案专（兼）职工作人员，通过设立档案管理中心职能部门集中管理集团及子公司档案，积极开展档案宣传培训、业务交流和科学研究等活动。 　　（二）多元协同，推进档案业务工作规范开展。 　　1.要补齐档案业务建设短板。加强照片、录音、录像、实物、电子等非纸质文件材料的收集，推进落实“三合一”制度以提高归档文件质量，通过举办陈列展览、拍摄专题片、建立专题数据库、编写企业史志、年鉴等多种形式开发利用档案资源。 　　2.要协同发力提供支持。市档案主管部门要进一步加强对国有企业档案业务工作的指导服务和培训力度，助力提升国有企业档案工作人员业务素养；市委宣传部、市国资委、市财政局等主管部门要将所属国有企业的档案工作纳入到年度考核检查之中，为档案业务工作的开展提供保障。 　　（三）守正创新，在筑牢安全防线的基础上推进数字化转型升级。 　　1.要防范和化解档案安全风险。要夯实档案安全硬基础，重点做好档案防火、防潮、防尘等防护工作，提升档案基础设施设备安全水平；同时要提升档案安全软环境，完善档案库房内控和数字资源管理备份制度，落实档案服务外包工作场所管控措施。 　　2.要探索电子文件归档与电子档案管理新路径。推广建设企业集团数字档案馆（室）系统，着力推进在业务系统中同步规划、同步实施电子文件归档功能，切实推动来源可靠、程序规范、要素合规的电子文件以电子形式单套制归档。 　　

经认真调查研究，并采纳市国资委、市财政局、市委宣传部的相关协办意见，现答复如下：

新时期对国有企业档案工作提出了新要求，市档案馆将进一步优化国有企业档案工作服务指导，加大档案宣传培训力度，助力提升国有企业档案管理人员业务素养，强化国有企业档案的安全保管和有效利用，推动全市国有企业档案工作高质量发展。

一、进一步提高国企对档案工作的认识

一是要认识到国有企业档案是国家信息资源和国有资产的重要组成部分。国有企业档案是国有企业建设、发展、改革过程的真实记录，是国有资产运营、管理的重要凭证与依据，也是国有企业不可或缺的信息资源和重要财富。确保档案的完整、准确、系统、安全和有效提供利用，对于维护国有企业合法权益，提高国有企业的核心竞争力，促进国有资产保值增值等方面具有不可替代的重要作用。

二是要认识到加强档案工作是国有企业的重要责任。档案工作是国企履行档案管理职责的行为和活动，是国企不可缺少的基础性、支撑性工作，是国家档案事业的重要组成部分。做好档案工作是国有企业依据《档案法》应履行的责任，也是国有企业建立现代企业制度的自身需要。国有企业要充分认识和高度重视档案工作的重要性，从维护党和国家根本利益、从维护职工权益的高度出发，依法做好档案的收集、管理和利用工作。

二、进一步完善国企档案工作体制机制

一是要强化对档案工作的组织领导。国有企业应当坚持和加强党对档案工作的领导，健全党领导档案工作的体制机制，把党的领导贯彻到档案工作各方面和各环节。应当健全单位主要负责人承担档案完整与安全第一责任人职责相关制度，单位领导班子或成员应通过召开专题会议、听取汇报、批示要求等方式具体部署落实档案工作，定期对档案工作监督检查，及时研究并协调解决档案工作中的重大问题，为档案工作顺利开展提供人力、财力、物力等方面的保障。在子公司的管理方面，应按照资产归属关系要求下属子公司对照上级单位的相关档案管理制度制定制度并贯彻执行，定期对子公司的档案工作开展检查考核，检查考核时应当制定计划、明确标准、完善过程记录、反馈结果、督促问题归零，确保检查考核工作形成闭环。

二是要加强档案管理人才队伍建设。国有企业应配备与企业规模相适应的专职档案工作人员，尤其是具备档案专业知识的管理人员。在确定分管档案工作负责人、档案部门负责人的同时，各部门（项目）也应当确定档案工作负责人并配备专职或兼职的档案工作人员，以满足档案保管利用和业务监督指导的需要。有条件的企业可以在总部设置专门归口负责档案工作的职能部门（档案管理部、档案中心或档案馆等），集中管理集团及子公司档案，积极开展档案宣传培训、业务交流和科学研究等活动，强化对于《企业档案管理规定》的宣传学习和贯彻落实，增强全体干部员工的档案意识，提高各部门做好档案工作的自觉性和主动性。

三、进一步加强国企档案收集整理和开发利用

一是要完善文件材料收集归档工作。国有企业应当按照《中华人民共和国档案法》《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》（国家档案局令第10号）和其他国家及行业相关规定，结合自身经营活动和业务工作，编制并不断完善本单位的档案分类方案、文件材料归档范围和档案保管期限表三合一制度。应加强各项业务工作文件材料，特别是照片、录音、录像、实物、电子等非纸质文件材料的收集，确保各种门类、各种载体的文件材料应收尽收、应归尽归。企业各项工作形成的具有保存价值的文件材料，特别是反映企业改革发展、资产运作和与员工有关的文件材料必须列入归档范围。

二是要大力开发利用档案资源。在维护国家和企业利益以及遵守保密规定的前提下，国有企业档案部门要大力开发档案资源，促进档案资源的利用与共享，充分发挥档案在国有资产保值增值中的重要作用，主动为企业领导决策和企业发展提供档案服务。可通过举办陈列展览、拍摄专题片、建立档案专题数据库、编写企业史志、年鉴等多种形式，为企业文化建设提供支撑；建立档案利用服务效果反馈机制和评价体系，在企业知识管理、信息管理、数据挖掘等先进管理理念和技术方法的运用中，充分发挥档案的资源价值，促进档案向企业现实生产力和竞争力的转化。

四、进一步推进档案数字化转型升级

一是要推进传统载体档案数字化工作。国有企业要加强对传统载体档案数字化的规划，按照一步规划、分步实施的原则，以需求为导向，保证数字化工作所需的经费和人力物力；严格遵守数字化工作规定和标准规范，做到流程规范、格式统一、字段完整；采取措施严防数字化过程中出现信息丢失、外泄和秘密泄露的情况；对涉密档案进行数字化更要严格遵守保密规定。

二是要加强电子文件归档与电子档案管理。国有企业要按《电子文件归档与电子档案管理规范》《企业电子文件归档和电子档案管理指南》等国家电子文件归档相关规定，加强企业电子文件归档和电子档案管理。着力推进在业务流程中嵌入电子文件归档要求，在业务系统中同步规划、同步实施电子文件归档功能。要实施电子档案管理信息系统备份管理，定期对电子档案的真实性、完整性、可用性、安全性进行检测，实现电子档案的长期保存。

五、进一步筑牢档案安全防线

一是要夯实档案安全硬基础。国企应当做好档案防火、防盗、防紫外线、防有害生物、防水、防潮、防尘、防高温、防有害气体等工作并定期更新维护安全防护设施设备。档案库房应当与档案办公用房、阅览用房分开，应当保持安全出口、疏散通道畅通，不得存放与档案保管、保护无关的物品。对于尚未启用新大楼的国企，要加快新档案室的建设和搬迁工作，并做好过渡时期的档案安全保管工作。国企应当配置满足档案数字资源管理需要的安全保障系统，针对电子档案实施全方位的安全与保密措施，保证传统载体档案数字化过程规范安全。

二是要提升档案安全软环境。国企档案资源应集中统一管理，以避免散失、损毁风险。档案部门应当建立档案台账，定期组织人员对档案数量进行清点，做到账物相符；定期检查档案保管状况，对破损或变质的档案应及时进行技术处理。档案工作人员发生变动时，要及时做好档案移交工作。国企应当制定档案备份方案，根据档案内容的重要程度分级分类实施异地、异质备份。档案备份应当定期开展，至少每年备份一次。国企应当制定档案管理应急预案并定期组织演练，做好应急准备，提升应急能力。委托档案服务外包时，应当按照合法、安全、可控的原则选择依法设立的具备相应资质和服务能力的受托方，并对受托方进行监督，保证服务质量，确保档案安全。

下一步，市档案馆将进一步紧扣中心、扛起担当，找准定位、探索创新，持续推进国有企业档案工作服务指导，使档案成为国有企业规范管理、创新发展、转型升级的重要支撑，为中国式现代化苏州新实践贡献档案力量。